PRIVACY POLICY
This Privacy Policy (“Notice”) sets out how the Cheng & Co Group ( “the Group”) collect, use and protect your Personal Data which you have provided to the Group. By engaging any member of the Group to provide its services or by accessing the Group members’ websites at www.chengco.com.my (collectively referred as “Website”), you hereby consent to the processing of your Personal Data by the Group in the provision of the Group’s services, which include, but not limited to accounting services or the services that you have requested from any member of the Group (“Services”).
The latest list of the members of the Group can be seen at www.chengco.com.my.
1. PERSONAL DATA
1.1. The “Personal Data” that you provide or have provided to the Group includes your name, contact details, address, email address, NRIC number or passport number, bank account information, etc.
1.2. In addition to the Personal Data that you provide to the Group directly (whether when engaging us to provide our services or during any communication with the Group), the Group may also collect your Personal Data from various other sources, including without limitation, from online search tools, external service providers subscribed by you, information obtained from third parties through lawful sources including but not limited to Companies Commission of Malaysia, National Registration Department of Malaysia, Credit Bureau of Bank Negara Malaysia or any credit reporting agencies, or at events organized or participated by the Group.
1.3. In respect of personal data of third parties such as your employees, you warrant that you have obtained their consent allowing us to process their personal data and you will extend a copy of this Notice to them, if required by law. You also warrant that the processing of personal data provided to us will not place us in breach of any applicable data privacy legislation.
2. PURPOSE OF PROCESSING OF PERSONAL DATA
2.1. By engaging any member of the Group, you hereby agree and consent to the Group using and processing your Personal Data provided to the Group, in the manner and for the purposes as described below:
- for the purpose of provision of the Services;
- for preparing any document or instrument which may be required for the purpose set out in sub-paragraph (1) above and such other ancillary work in connection with sub-paragraph (1) above;
- to provide such necessary information to any regulatory or governmental authorities as required by statutory, regulatory or governmental requirements;
- for the Group’s internal administrative purposes including historical and conflict checking purposes;
- for the Group to communicate with you; and
- for the Group to comply with its obligations under law or any regulations imposed by regulatory or governmental authorities.
2.2. It is voluntary for you to supply your Personal Data to the Group. However, if you do not wish to provide your Personal Data, the Group may not be able to:
- provide you the services that you require; or
- communicate effectively with you
2.3 The Group may also use and process your Personal Data for other purposes such as:
- to send you materials such as seasons greeting cards, newsletters, articles, write-ups and other updates, distribute information of events, conferences, talks and seminars which may be of interest to you; and
- potential referees to editors / researchers, publications, reports and journals, and potential clients who request for referees of past work in our credential statements, tenders and submissions,
if any, by way of email or mail.
If you do not agree or consent to the Group processing your Personal Data for the purposes set out in this paragraph 2.3, please notify the Group by contacting the Group via the contact details set out in paragraph 6.1 below.
3. DISCLOSURE OF PERSONAL DATA
3.1. Your Personal Data provided to the Group or obtained by the Group shall be kept confidential by the Group. However, it may be necessary for the Group to engage third party companies, service providers or individuals to perform certain services on the Group’s behalf. In such event, you hereby agree and consent that the Group may disclose and transfer your Personal Data to the third parties, within or outside Malaysia, including without limitation, as follows:
- banks and financial institutions;
- insurance providers;
- storage facility providers;
- external service providers (subscribed by you or Us), advisors and other professional advisors, such as auditors, insurers and lawyers; and
- such other party as the Group deem necessary for the purposes mentioned in paragraph 2 above including, but not limited to, internal business purposes including client relationship management, account management, internal financial reporting, information technology support (such as storage, hosting, maintenance, support, etc) including outsourcing of the same.
3.2. The Group shall also disclose and transfer the information to any statutory bodies, regulatory bodies and/or governmental authorities where legally required to do so.
4. EMAIL AND WEBSITE
4.1. Any Personal Data contained in the emails and “Contact” messages sent via the Group’s Website to the Group shall be used and processed in the manner set out in this Notice. The content of the messages shall be strictly monitored by the Group.
4.2. If you do not wish for your Personal Data to be collected via cookies on the Website, please configure your internet browser to delete or deactivate cookies.
4.3. The Group’s Website may contain links to other sites and pages. The Group shall not be responsible for any Personal Data or information that you may provide to other entity via the links.
5. COOKIES
5.1 “Cookies” are data files that may be downloaded to your computer when you visit our website and permit our website to identify your browser whenever you interact with our website.
5.2 We use cookies to recognize repeat visits and to collect information about our visitors. You may set your browser software to reject cookies, but you may not be able to optimize the features of our website. In some cases, you may not be able to access our website if cookies are disabled.
6. REQUEST FOR ACCESS AND INQUIRIES
6.1. You may at any time hereafter request for access to, or request for rectification or correction of your Personal Data (subject to payment of fees, if applicable), or limit the processing of your Personal Data by the Group, as the case may be subject, however to the exceptions and restrictions as may be contained under the applicable law. If you wish to do so, please contact:
Customer Service, Cheng & Co
Address: 16G, Jalan 2/114, Kuchai Business Centre, Off Jalan Klang Lama, 58200 Kuala Lumpur, Wilayah Persekutuan
Tel. No. 03-7985 9999 or Email: enquiry@chengco.com.my
You may also contact the Group via the above contact details if you have any inquiries or complaints in respect of your Personal Data provided to the Group.
6.2. Please note that the Group has the right to refuse your request to access and/or make any correction to your Personal Data to the extent permitted under the applicable law.
6.3. In the event of any change in your personal data, you are obliged to promptly contact and notify the Group via the contact details set out in paragraph 5.1 above.
7. GENERAL
7.1 The Group reserve the right to amend or modify this Notice from time to time.
This Personal Data Protection Notice is issued in both English and Bahasa Malaysia. In the event of any inconsistencies or discrepancies between the English version and the Bahasa Malaysia version, the English version shall prevail.
Dated: 28 March 2018
DASAR PRIVASI
Notis Perlindungan Data Peribadi (“Notis”) ini menyatakan bagaimana Kumpulan Cheng & Co (secara kolektifnya dirujuk sebagai “Kumpulan tersebut”) mengumpul, mengguna dan melindungi Data Peribadi yang kamu berikan kepada Kumpulan tersebut. Dengan menggunakan perkhidmatan mana-mana ahli Kumpulan tersebut atau dengan melayari laman web Kumpulan tersebut di www.chengco.com.my (secara kolektifnya dirujuk sebagai “Laman Web”), kamu dengan ini bersetuju kepada pemprosesan Data Peribadi kamu oleh Kumpulan tersebut di dalam perkhidmatan termasuk tetapi tidak terhad kepada perkhidmatan perakaunan ataupun perkhidmatan-perkhidmatan yang kamu perlukan daripada mana-mana ahli Kumpulan tersebut (“Perkhidmatan-Perkhidmatan”).
1. DATA PERIBADI
1.1. “Data Peribadi” yang kamu berikan ataupun yang telah diberikan kepada Kumpulan tersebut termasuk nama kamu, maklumat perhubungan, alamat, alamat emel, nombor kad pengenalan atau nombor pasport, maklumat akaun bank dan sebagainya.
1.2. Selain daripada Data Peribadi yang kamu berikan kepada Kumpulan tersebut secara langsung (sama ada ketika menggunakan perkhidmatan kami ataupun semasa sebarang komunikasi dengan Kumpulan tersebut), Kumpulan tersebut juga mungkin akan memperolehi Data Peribadi kamu daripada pelbagai sumber lain, termasuk tanpa had, dari alat carian talian, maklumat yang diperolehi daripada pihak ketiga melalui sumber yang sah termasuk tetapi tidak terhad kepada Suruhanjaya Syarikat Malaysia, Jabatan Pendaftaran Negara Malaysia, Biro Kredit Bank Negara Malaysia atau mana-mana agensi laporan kredit, atau di acara-acara yang dianjurkan atau disertai oleh Kumpulan tersebut.
1.3. Berkenaan dengan data peribadi bagi pihak ketiga seperti pasangan kamu dan ahli-ahli keluarga kamu, kamu dengan ini menjamin bahawa kamu telah mendapatkan persetujuan mereka untuk membenarkan kami untuk memproses data peribadi mereka dan kamu akan melanjutkan satu salinan Notis ini kepada mereka.
2. TUJUAN MEMPROSES DATA PERIBADI
2.1. Dengan menggunakan perkhidmatan Kumpulan tersebut, kamu dengan ini bersetuju dan membenarkan Kumpulan tersebut menggunakan dan memproses Data Peribadi kamu yang telah diberikan kepada Kumpulan tersebut, dalam cara dan untuk tujuan yang dinyatakan di bawah:
- untuk tujuan bagi Perkhidmatan-Perkhidmatan tersebut;
- untuk menyediakan apa-apa dokumen atau surat cara yang dikehendaki bagi tujuan yang dinyatakan di dalam subperenggan (1) di atas dan apa-apa kerja sampingan lain yang berkaitan dengan subperenggan (1) di atas;
- untuk memberi maklumat yang diperlukan kepada mana-mana pihak berkuasa atau kerajaan seperti yang dikehendaki oleh undang-undang, peraturan atau keperluan kerajaan;
- untuk tujuan pentadbiran dalaman Kumpulan tersebut termasuk tujuan penyemakan asal usul dan konflik;
- untuk Kumpulan tersebut berkomunikasi dengan kamu; dan
- untuk Kumpulan tersebut mematuhi obligasi mereka di bawah undang-undang atau mana-mana peraturan-peraturan yang dikenakan oleh pihak berkuasa atau kerajaan.
2.2. Ia adalah secara sukarela bagi kamu untuk membekalkan Data Peribadi kamu kepada Kumpulan tersebut. Tetapi, jika kamu tidak ingin berikan Data Peribadi kamu, Kumpulan tersebut mungkin tidak dapat:
- memberikan perkhidmatan yang kamu perlukan; atau
- berkomunikasi secara efektif dengan kamu.
2.3. Kumpulan tersebut juga mungkin akan menggunakan dan memproses Data Peribadi kamu untuk tujuan lain seperti:
- untuk menghantar kepada kamu kad-kad ucapan, surat berita, artikel-artikel dan rencana-rencana lain, mengedar maklumat acara, persidangan, ceramah dan seminar yang mungkin menarik minat kamu; dan
- sebagai rujukan kepada editor / penyelidik, penerbitan, laporan dan jurnal, dan bakal pelanggan yang inginkan maklumat rujukan bagi kerja-kerja yang pernah kami kendalikan,
- jika ada, melalui emel atau mel.
Jika kamu tidak bersetuju bagi Kumpulan tersebut memproses Data Peribadi kamu untuk tujuan yang dinyatakan dalam perenggan 2.3 ini, sila maklumkan kepada Kumpulan tersebut dengan menghubungi Kumpulan tersebut melalui butiran hubungan yang dinyatakan dalam perenggan 6.1 di bawah.
3. PENDEDAHAN DATA PERIBADI
3.1. Data Peribadi kamu yang diberikan kepada Kumpulan tersebut atau diperolehi Kumpulan tersebut akan disimpan sulit oleh Kumpulan tersebut. Akan tetapi, ia mungkin perlu bagi Kumpulan tersebut untuk menggunakan pihak ketiga, pembekal perkhidmatan atau individu-individu untuk melaksanakan perkhidmatan-perkhidmatan tertentu bagi pihak Kumpulan tersebut. Dalam situasi ini, kamu dengan ini bersetuju dan membenarkan Kumpulan tersebut untuk mendedahkan dan memindahkan Data Peribadi kamu kepada pihak ketiga, mahupun di dalam atau di luar Malaysia, termasuk tanpa had, seperti yang berikut:
- bank-bank dan institusi-institusi kewangan;
- syarikat-syarikat insuran;
- syarikat-syarikat yang membekalkan kemudahan penyimpanan (storage facility);
- penasihat-penasihat luaran dan profesional yang lain, seperti juruaudit, syarikat insuran dan peguam; dan
- mana-mana pihak lain sebagaimana Kumpulan tersebut fikirkan perlu bagi tujuan yang dinyatakan di dalam perenggan 2 di atas termasuk tetapi tidak terhad kepada tujuan perniagaan dalaman termasuk pengurusan hubungan pelanggan, pengurusan akaun, laporan kewangan dalaman, sokongan teknologi maklumat (seperti penyimpanan, hosting, penyelenggaraan, sokongan dan sebagainya) termasuk penyumberan luar yang sama.
3.2. Kumpulan tersebut juga akan mendedahkan dan memindahkan maklumat tersebut kepada mana-mana badan-badan berkanun, badan-badan pengawal aturan dan/atau pihak berkuasa kerajaan di mana adalah perlu untuk berbuat demikian di bawah undang-undang.
4. EMEL DAN LAMAN WEB
4.1. Sebarang Data Peribadi yang terkandung di dalam emel dan mesej “Hubungi Kami” yang dihantar melalui Laman Web Kumpulan tersebut hendaklah digunakan dan diproses mengikut cara yang dinyatakan di dalam Notis ini. Kandungan mesej-mesej tersebut akan diselia ketat oleh Kumpulan tersebut.
4.2. Jika kamu tidak inginkan Data Peribadi kamu dikumpul melalui “cookies” di Laman Web, sila konfigurasikan internet kamu untuk memadamkan atau menyahaktifkan “cookies”.
4.3. Laman Web Kumpulan tersebut mungkin mengandungi sambungan ke laman web dan laman-laman lain. Kumpulan tersebut tidak bertanggungjawab bagi apa-apa Data Peribadi atau maklumat yang kamu berikan kepada entiti lain melalui sambungan-sambungan tersebut.
5. COOKIES
5.1. “Cookie” adalah fail data yang mungkin dimuat turun ke komputer anda apabila anda melawat laman web kami dan membenarkan laman kami mengenal pasti pelayan anda apabila anda berinteraksi dengan laman web kami.
5.2. Kami menggunakan cookies untuk mengiktiraf lawatan ulangan oleh pelawat dan untuk mengumpul maklumat tentang pelawat-pelawat kami. Anda boleh menetapkan perisian pelayan anda untuk menolak cookies, tetapi anda mungkin tidak dapat mengoptimumkan ciri-ciri laman web kami. Dalam beberapa kes, anda mungkin tidak dapat mengakses laman web kami jika cookies adalah diberhentikan.
6. PERMINTAAN UNTUK AKSES DAN PERTANYAAN
6.1. Anda boleh pada bila-bila masa selepas ini sama ada memohon untuk mendapat akses kepada, atau memohon untuk pembetulan dibuat ke atas Data Peribadi kamu (tertakluk kepada sebarang bayaran, jika berkenaan), atau mengehadkan pemprosesan Data Peribadi kamu oleh Kumpulan tersebut, yang mana berkenaan, tetapi tertakluk kepada pengecualian dan sekatan sebagaimana yang terkandung di bawah undang-undang yang terpakai. Jika kamu ingin berbuat demikian, sila hubungi:
Customer Service, Cheng & Co
Address: 16G, Jalan 2/114, Kuchai Business Centre, Off Jalan Klang Lama, 58200 Kuala Lumpur, Wilayah Persekutuan
No. Tel: 03-7985 9999 atau Emel: enquiry@chengco.com.my
Anda juga boleh menghubungi Kumpulan tersebut melalui butir-butir hubungan di atas jika kamu mempunyai sebarang pertanyaan atau aduan berkenaan dengan Data Peribadi kamu yang diberikan kepada Kumpulan tersebut.
6.2. Sila ambil perhatian bahawa Kumpulan tersebut mempunyai hak untuk menolak permintaan kamu untuk mendapat akses dan/atau membuat sebarang pembetulan terhadap Data Peribadi kamu, setakat mana yang dibenarkan di bawah undang-undang yang terpakai.
6.3. Sekiranya terdapat apa-apa perubahan di dalam Data Peribadi anda, anda adalah dikehendaki untuk menghubungi dan memaklumkan Kumpulan tersebut dengan secepatnya melalui butir-butir hubungan yang terkandung di perenggan 6.1 di atas.
7. AM
7.1 Kumpulan tersebut berhak untuk meminda atau mengubah suai Notis ini dari semasa ke semasa.
Notis Perlindungan Data Peribadi ini diisu dalam kedua-dua Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia. Sekiranya terdapat apa-apa yang tidak konsisten atau terdapat percanggahan antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.
Bertarikh: 28 Mar 2018
